De OR moet kosten voor (juridische) bijstand laten goedkeuren door de ondernemer
Een OR maakt reguliere kosten zoals vergaderkosten en reiskosten. Die moet de ondernemer altijd voldoen. De OR krijgt soms ook te maken met complexe (juridische) vraagstukken en moet dan deskundigen inschakelen. Voordat zij daarvoor kosten maakt, moet zij de ondernemer informeren. Accepteert hij die kosten, dan moet hij die vergoeden. Accepteert hij die niet, dan moet na bemiddeling een juridische procedure worden gevoerd over het maken en de vergoeding van die kosten.
De rechter moest zich onlangs buigen over het volgende geval. Een OR had een doorlopende adviesopdracht verstrekt aan een accountantsfirma die ook juridisch advies verstrekte. De OR overlegde vooraf niet met de ondernemer over de te maken kosten. Hoe hoog de kosten waren, bleek achteraf als de accountant zijn nota zond. De ondernemer voldeed die nota’s aanvankelijk ook. Op enig moment gaf hij aan niet meer klakkeloos gemaakte kosten te zullen vergoeden, maar dat hij eerst vooraf overleg wilde voeren voordat de kosten gemaakt werden. Daarna zond de accountant nog twee ongespecificeerde nota’s voor reeds verleend advies en een nota voor een gevoerd kort geding. In beide gevallen was de ondernemer op voorhand niet geïnformeerd over die kosten. Hij betaalde de adviesnota’s grotendeels maar betaalde niet de nota voor het kort geding.
De accountant wenste volledige betaling van alle nota’s, dagvaardde de ondernemer en beriep zich onder meer op de redelijkheid en billijkheid. De ondernemer stelde een tegenvordering in. Hij wilde de betaalde kosten terug omdat hij had aangegeven vooraf niet geaccordeerde nota’s niet meer te zullen betalen.
De rechtbank wees beide vorderingen af. De rechtbank vond dat aangezien de OR de ondernemer niet vooraf in kennis had gesteld van het kort geding en dat buiten de reguliere doorlopende adviesopdracht viel, de ondernemer die kosten niet behoefde te vergoeden, ook niet op basis van redelijkheid en billijkheid.
De accountant moest de ontvangen betalingen voor het verleende advies ook niet terugbetalen aan de ondernemer. Hij had immers tot dan toe altijd de op voorhand niet door hem geaccordeerde kosten voldaan, en dat bood een voldoende rechtsgrond om ook deze betalingen nog te verrichten. Hij had ook al het grootste deel van de betreffende adviesnota’s voldaan.
Ook in deze zaak geldt, zoals zo vaak, dat goed overleg vooraf, waarbij alle betrokkenen zich hadden gehouden aan de wettelijke spelregels een procedure hoogstwaarschijnlijk voorkomen had. De OR moet deze kosten vooraf bespreken met de ondernemer en door hem laten accorderen. Dat voorkomt gedoe achteraf.
Peter Pijpelink
Mei 2014