Communiceren met werknemers via Whatsapp

Berichtenservice Whatsapp heeft volgens de laatste cijfers wereldwijd 900 miljoen gebruikers. Als de groei van het aantal gebruikers in het huidige tempo blijft toenemen, zullen begin 2016 meer dan een miljard mensen Whatsapp gebruiken.

De wetgeving kan deze ontwikkeling niet bijhouden. Er bestaan geen wettelijke regels voor Whatsapp gebruik.

Werkgevers en werknemers communiceren niettemin volop via Whatsapp met elkaar.

Uit gepubliceerde uitspraken van rechters blijkt dat een ontslagaanzegging, een ziekmelding en een aanzegging dat een arbeidsovereenkomst niet verlengd worden, telkens verzonden niet per brief, maar via Whatsapp, door rechters geaccepteerd zijn.

Toch zit aan deze communicatievorm een risico. Als de werknemer ontkent het Whatsappbericht te hebben ontvangen dan rust op de werkgever in beginsel de bewijslast daarvan. Datzelfde geldt overigens voor de communicatie per e-mailbericht. De ontvangst bewijzen kan lastig zijn, met name wanneer een werknemer in het geheel niet op een Whatsapp- of e-mailbericht reageert.

Bij belangrijke mededelingen, bijvoorbeeld over het verlenen van ontslag, het opleggen van een disciplinaire maatregel, het geven van een waarschuwing, of het naleven van re-integratieregels, verdient het daarom de voorkeur de mededeling per aangetekende post te verzenden of die door de deurwaarder te laten bezorgen. Dat kan een langdurige en kostbare juridische procedure voorkomen.

Peter Pijpelink

8 september 2015